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年會策劃之準備的注意方面與方法

來源:www.771812.live 作者:河北銘智傳媒有限公司 發布時間: 2019-04-29 瀏覽次數: 64

作為一名工作者,對于年會,想必大家都有所經歷。但是,如果作為一名年會的策劃人員,我們又應該如何做呢?年會策劃應該如何準備呢?年會策劃又需要注意哪些方面呢?下面,就讓我們一起來看看吧。以下關于“年會策劃之準備的注意方面與方法”的介紹。



【年會策劃準備注意事項】


一轉眼又到了年底,各個公司都開始籌備今年的年會,其實每個公司的年會類型也不同,有的公司是辦員工總結大會,對過去一年在公司的表現情況進行表彰鼓勵。生產型企業會在年會上將經銷商聚集到一起,增加交流機會。所以,目的不同,開會前的準備工作也是不相同的。



因此,活動策劃籌備年會的時候一定要多收集信息,通過收集和整理年會相關的信息可以初步制定好年會的準備工作。再與同事和領導溝通,逐步完善年會計劃,確保年會的順利召開。


公司年會籌備核心的準備工作就是制訂年會預算,年會預算包含交通費用,年會活動場地費用,住宿費用和餐飲費用,還有一些活動費用。年會預算制定合理不僅可以贏得領導的認可,也是年會是否順利實施的一項保證。接下來就為你講一下策劃年會以及需要注意的地方。


首先要考慮的是在哪開年會,如果公司只是在本地辦公,年會活動場地在本地,這樣交通費用就會省下很多,如果公司在外地有分公司,或者年會活動場地在其他城市,那么就要考慮添加交通費用,年會需要多少人參加,出發地至會務地的交通費用和會議期間交通費用,還有歡送交通及返程交通都是要考慮在內的部分。


其次就要考慮年會活動場地租賃,這是在年會預算中占比重很大的一部分費用。你想要開什么規模的年會,需要年會活動場有哪些設施,在年會活動開始的時候有哪些需要布置,這些都是要考慮的問題。


而大多數的工作人員對這方面還不是很熟悉,挨家年會活動場地去比價看服務不僅需要大量的時間和精力,因為只是一次,酒店給出的優惠價格往往不會很滿意,建議預定選年會活動場地的時候可以到場地網上去看看,上面會有當地酒店和會議的介紹,報價和網友對酒店的評價,如果參加團購還可以得到更多優惠呢!


定下來年會活動場地,接下來要考慮的就是住宿費和餐飲,住宿應該非常好理解,如果年會活動場地提供就更好了,如果沒有就需要年會組織者提前預定,正常的住宿費除與酒店標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。


年會活動組織者明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍以便做出相關安排。會議的餐飲可以很簡單,也可以很復雜,這取決于年會活動的需要及會議目的。


除非在年會活動長期是在室外,否則視聽設備的費用通?梢院雎。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括設備本身的租賃費用和設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,這點也可以委托年會活動場地的工作人員協助完成。


很多公司在年會開完后會有節目表演的過程,在節目表演的過程中穿插著年終獎的發放,或者公司對員工的獎勵,這些需要提前跟年會活動場地工作人員溝通,由他們提供表演的活動場地和所需要的視聽設備。這部分比較簡單了,只需要統計好表演的節目和參與的人數就可以了。


【年會策劃的細節介紹】


當活動策劃領域開始在吸引客源方面展開競爭,同時活動也開始對客戶開展工作發揮越來越重要的作用時,活動策劃就做到出類拔萃、與眾不同。作為活動策劃人員,一定要保證策劃團隊、施工團隊、客戶等在時間、金錢、精力上的投入獲得回報。當然,能讓活動超出客戶的期望值,這也是對客戶欣慰的回報。



做到這些誠然需要策劃公司掌握足夠的活動設計,并在諸多細節方面做到天衣無縫,在各個環節之間做到無縫對接;顒硬邉澒揪湍陼澞康倪x擇重要性與大家一起探討一下。   


需謹慎,節目要對口。首先,作為策劃公司,你要弄清楚所舉辦的活動屬于哪種類型?是社交型,風雅型,還是公司活動。其次,要明白客戶群體主要分布在哪個年齡段?再者,要保證主持人,演員,藝人足夠專業,一定要懂得商業操守和商務禮儀。    


現場表演是打破僵局,活躍氣氛的途徑。這些節目可以是公司內部員工參與也可以是事先準備好的諸如魔術表演、歌劇表演、舞蹈、雜技、唱歌、仿真游戲……這些節目在選取與表演時要切合活動的年會主題。比如我們可以唱些《飛的更高》、《我的未來不是夢》、《陽光總在風雨后》等等有意義有激情團結向上,能給人正能量的歌曲。魔術表演可以讓魔術師變出彩帶,絲綢等這些常規的作助興。    


要清楚了解你所選定的節目和內容。整個活動的流程,作為策劃者你了如指掌,包括活動所用的道具。    


準備一份詳細的活動或節目表,列出舞臺上要進行活動的一切具體細節——具體詳細到每一分鐘,其中包括節目主持人,音響,燈光照明以及大屏幕顯示。


和專業的公司是一項不錯的投資,因為他們掌握著動態,而且為重要的是他們能夠以一種專業的方式來為你安排活動。


以上關于“年會策劃準備注意事項”和“年會策劃的細節介紹”的介紹,希望能讓您了解“年會策劃之準備的注意方面與方法”帶來幫助。

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