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舉辦一場完整的活動策劃需要準備些什么

來源:www.771812.live 作者:河北銘智傳媒有限公司 發布時間: 2019-06-04 瀏覽次數: 76

活動策劃有著不同凡響的深刻意義,特別是對于一個品牌形象的樹立,有著很好的作用,一場活動的成功舉辦,需要的不僅僅是前期的精細準備,更需要的是過程中各方面的全力配合,從而達到想要的效果,體現出活動策劃的意義所在。下面我們就“舉辦一場完整的活動策劃需要準備些什么”來詳細了解下。



【關于活動策劃具體情況的介紹】


對于數額較大的贊助行為,為了擴大組織的社會影響,有必要認真策劃贊助儀式,讓這一活動既對組織自身產生積極的宣傳效果,又能讓受益一方及更多公眾見證這一行動,親身感受組織贊助社會公眾的義舉。



布置贊助儀式的現場,應凸顯贊助活動的公益性主題,將受贊助單位或個人的基本情況予以書面介紹,體現贊助活動的必要性,F場布置應簡潔而又大氣,熱烈而又樸素,體現一種積極向上、溫情關愛的氣氛。


參加儀式的主要包括贊助組織的主要領導人、受贊助的文藝或體育單位的領導人及公眾代表。一般情況下,贊助儀式上贊助一方的領導人與被贊助方的領導人均要上臺講話。贊助儀式過程應盡量不落俗套,有所創新,從中體現出社會組織積極贊助文藝或體育活動的良好愿望,同時也顯示被贊助的社會組織或團隊對贊廖助者的感謝之情。


組織可以通過正式的贊助儀式、電影資料、文娛或體育活動來影響或感染參加贊助儀式的所有人。對于出資數額巨大、贊助物品價值昂貴的贊助,在儀式現場還可通過現場奠基紀念碑、公布命名或揭牌等形式,彰顯組織贊助活動的義舉。


社會組織多具有一定的新聞性,因此,有必要通知媒體予以報道。通知參加贊助儀式的媒體單位以對本次活動有較強關聯度的媒體為原則,媒體數量不多,但代表性要強。個別情況下,可適當安排個人專訪或組織深度報道,以期使社會組織的贊助行為被更多的人關注。


贊助活動是一項社會義舉,以誠信為依托。因此在確定贊助事宜后,要認真落實贊助款或贊助物品,做到言行一致,不欺不拖,把好事做好。在必要的情況下,可以當場把贊助款或物品發放到受贊助的對象手中。


【活動策劃的具體流程有哪些】


很多企業多半時候都會把一些活動交給一些公司來進行策劃,但是剛起步的一些企業不知道把活動交給活動策劃公司好不好,而且其中的流程會不會很精致,今天 就幫大家總結一下活動策劃公司的服務流程。



一、活動準備


1、與活動主辦者洽談。


2、向活動主辦方提供活動接待策劃方案和報價。


3、邀請活動主辦者實地考察活動舉辦場所。


4、與活動主辦者確認活動接待方案。


5、與活動主辦者簽訂活動接待標準合同。


6、確認活動主辦者預付活動訂金事宜。


7、在活動舉辦前制定活動工作人員服務標準條例及活動接待手冊。


8、準備活動資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、活動配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)


二、活動進行


1、機場、碼頭、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。


2、活動酒店現場:活動秘書分發活動資料,來客接待。


3、活動秘書協助會場布置及會場的會務服務。


4、活動秘書在活動接待(報到)處協助會務組確認和分發房間,確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發活動禮品及房間派送水果等會務工作。


5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。


6、提前確認活動代表(客戶)的項目、所及消費和付費的方式。


7、確認旅游公司為該活動提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。


8、確認并保障活動期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。


9、確認特殊客人(含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。


10、協調活動期間的交通工具的安排。


11、代辦活動代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。


三、活動總結


1、活動服務的總結、評估、活動代表的意見反饋及處理工作。


2、活動資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄


3、與活動主辦者的費用結算工作。


4、歡送代表工作。


以上關于“關于活動策劃具體情況的介紹”和“活動策劃的具體流程有哪些”的介紹,希望能讓您了解“舉辦一場完整的活動策劃需要準備些什么”帶來幫助。

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